TL;DR

Gaji prorate adalah gaji yang dihitung secara proporsional berdasarkan jumlah hari kerja aktual dalam satu bulan. Ini berlaku untuk karyawan baru yang masuk di tengah bulan, karyawan yang resign sebelum akhir bulan, atau situasi lain di mana karyawan tidak bekerja penuh satu bulan. Rumus dasarnya: (Jumlah hari kerja aktual / Total hari kerja dalam sebulan) x Gaji bulanan. THR juga bisa dihitung dengan prorate jika masa kerja belum genap satu tahun.

Karyawan yang masuk kerja tanggal 16 sering bingung: apakah gaji bulan pertama mereka setengah dari gaji normal, atau ada cara hitung lain yang berlaku? Ini adalah situasi di mana konsep gaji prorate berlaku. Aturannya tidak selalu eksplisit tertulis dalam satu pasal undang-undang, tapi prinsip dasarnya sudah menjadi praktik standar di dunia ketenagakerjaan Indonesia.

Apa Itu Gaji Prorate

Gaji prorate (atau prorata, dari bahasa Italia yang berarti proporsional) adalah sistem penghitungan upah yang memastikan karyawan dibayar sesuai dengan waktu kerja aktual mereka. Bukan lebih, bukan kurang.

Dasar hukumnya mengacu pada prinsip no work no pay yang diakui dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan PP No. 35 Tahun 2021. Sederhananya: jika seseorang tidak bekerja selama penuh satu bulan, maka upah yang diterima juga tidak bisa penuh satu bulan. Sebaliknya, karyawan berhak atas seluruh hari yang sudah mereka kerjakan meski belum genap satu bulan.

Kapan Gaji Prorate Diterapkan

Ada beberapa situasi di mana perhitungan prorate menjadi relevan:

Karyawan baru masuk di tengah bulan: Jika mulai bekerja tanggal 10, maka gaji bulan pertama dihitung dari tanggal 10 sampai akhir bulan.
Karyawan resign sebelum akhir bulan: Perusahaan wajib membayar gaji hingga hari terakhir bekerja.
Karyawan mengambil cuti tanpa bayar (CTDB): Hari CTDB biasanya tidak dihitung sebagai hari kerja berbayar.
THR bagi karyawan dengan masa kerja kurang dari 12 bulan: THR tidak hilang, tapi dihitung proporsional.

Rumus Gaji Prorate dan Cara Menghitungnya

Ada beberapa metode yang digunakan perusahaan untuk menghitung gaji prorate, tergantung pada kebijakan internal masing-masing. Tiga yang paling umum adalah berdasarkan hari kalender, hari kerja, dan jam kerja.

Metode Hari Kalender

Ini metode paling sederhana dan paling umum untuk karyawan baru atau yang resign di tengah bulan:

Gaji prorate = (Jumlah hari kerja aktual / Jumlah hari kalender dalam bulan itu) x Gaji bulanan

Contoh: Seorang karyawan dengan gaji Rp6 juta per bulan mulai bekerja tanggal 16 Maret (bulan dengan 31 hari). Hari kerjanya dari tanggal 16-31 = 16 hari. Maka gajinya: (16/31) x Rp6.000.000 = Rp3.096.774.

Metode Hari Kerja

Beberapa perusahaan menggunakan jumlah hari kerja efektif dalam sebulan, bukan hari kalender. Biasanya diasumsikan 20-22 hari kerja per bulan (tergantung jumlah hari kerja dalam bulan tersebut):

Gaji prorate = (Hari kerja aktual / Total hari kerja dalam bulan itu) x Gaji bulanan

Metode ini lebih akurat untuk karyawan dengan jadwal kerja 5 hari seminggu karena tidak menghitung hari Sabtu dan Minggu sebagai hari yang “terlewat”.

Metode Jam Kerja

Digunakan terutama untuk karyawan paruh waktu atau pekerja dengan jam tidak tetap. Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, upah per jam dihitung dari gaji bulanan dibagi 173 (standar jam kerja bulanan). Rumusnya:

Gaji prorate = (Gaji pokok / 173) x Jumlah jam kerja aktual

Menurut panduan Mekari tentang perhitungan gaji prorata, angka 173 ini berasal dari asumsi 8 jam kerja per hari x 21,75 hari kerja rata-rata per bulan, yang sudah ditetapkan dalam peraturan ketenagakerjaan Indonesia.

Gaji Prorate untuk Karyawan yang Resign

Salah satu skenario yang paling sering muncul adalah karyawan yang mengundurkan diri di pertengahan bulan. Pertanyaan umum: apakah gaji bulan terakhir harus dibayar penuh atau hanya sampai hari kerja terakhir?

Jawabannya tegas: perusahaan wajib membayar gaji hingga hari terakhir karyawan bekerja, dihitung secara prorate. Tidak ada dasar hukum yang memperbolehkan pemotongan gaji di luar hari yang memang tidak dikerjakan.

Contoh: Karyawan dengan gaji Rp8 juta resign efektif tanggal 20 April (bulan dengan 30 hari). Gaji yang harus dibayar: (20/30) x Rp8.000.000 = Rp5.333.333.

Selain gaji, karyawan yang resign juga berhak atas THR jika masa kerjanya sudah lebih dari satu bulan dan pengunduran diri terjadi dalam 30 hari sebelum hari raya keagamaan, sesuai Permenaker No. 6 Tahun 2016.

Perhitungan THR dengan Prorate

Karyawan dengan masa kerja kurang dari 12 bulan tetap berhak mendapatkan THR, tapi dihitung secara proporsional. Rumusnya:

THR prorate = (Masa kerja dalam bulan / 12) x Gaji satu bulan

Contoh: Karyawan sudah bekerja 5 bulan dengan gaji Rp5 juta. THR prorata yang diterima: (5/12) x Rp5.000.000 = Rp2.083.333.

Menurut panduan perhitungan gaji prorata dari HashMicro, komponen “gaji satu bulan” yang dipakai untuk THR biasanya mencakup gaji pokok ditambah tunjangan tetap, bukan komponen variabel seperti uang makan atau transport.

Hal yang Sering Salah Dipahami tentang Gaji Prorate

Ada beberapa kesalahpahaman yang cukup umum terkait gaji prorate yang perlu diluruskan.

Pertama, banyak yang mengira prorate hanya berlaku untuk karyawan kontrak. Kenyataannya, perhitungan ini berlaku untuk semua jenis karyawan, termasuk karyawan tetap, selama situasinya memang mengharuskan hitung proporsional.

Kedua, ada anggapan bahwa perusahaan bisa memilih metode perhitungan sesuka hati. Ini sebagian benar, tapi metode yang dipilih harus konsisten dan tertuang dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja. Karyawan berhak tahu metode mana yang dipakai sebelum mulai bekerja.

Ketiga, tunjangan seperti uang makan atau transport yang bersifat variable tidak selalu ikut di-prorate. Tergantung kebijakan perusahaan, tunjangan ini bisa saja dihitung per hari kehadiran, bukan mengikuti rumus prorate standar.

Memahami gaji prorate adalah sejak awal bergabung di tempat kerja baru bisa mencegah kejutan tidak menyenangkan di slip gaji pertama. Pastikan klausul ini tercantum jelas dalam kontrak kerja atau peraturan perusahaan sebelum menandatangani apapun.

Untuk informasi lebih resmi, Anda bisa merujuk ke panduan gaji prorata dari Jobstreet yang juga mencakup contoh-contoh kasus tambahan yang relevan.